Como o Excel me levou de Consultor de Negócios a Gerente de Inteligência de Mercado em 1 ano

Saiba como utilizar o Excel de forma estratégica pode turbinar a sua carreira e como ele transformou a minha.

Dicas de Excel

Sim, o Excel ainda vive. E viverá por um bom tempo.

E, calma. Como profissional de Inteligência de Mercado experiente que sou, sei que existem softwares e ferramentas mais avançados e mais seguros, que se apresentam como soluções mais completas e robustas do que o Excel para determinadas aplicações.

Mas, o que quero dividir com você nesse artigo, é o mundo de possibilidades que o Excel nos abre. E como ele transformou a minha carreira.

Saber escolher a ferramenta, também é parte do trabalho

Como acontece com todas as outras ferramentas, basta que saibamos utilizá-la estrategicamente, da maneira correta, para resolver os problemas certos, aqueles que ela dá conta de resolver. Afinal, dificilmente você tentaria aparafusar um parafuso com um cortador de unhas, certo? Ou martelar um prego com...bom, você entendeu o ponto.

Do mesmo modo, não deveríamos tentar utilizar o Excel para aplicação em Big Data, por exemplo. A ferramenta simplesmente não está preparada para esse tipo de trabalho, e existem dezenas de outras que cumprem muito bem essa função.

Falaremos sobre elas em um outro artigo.

Acontece que, excetuando-se as situações em que o volume de dados é muito grande, os casos nos quais se precisa ter um cuidado maior com a segurança dos dados (sim, o Excel apresenta brechas de segurança que não podem deixar de ser consideradas), e em situações específicas, como: a necessidade de se rodar online, necessidade de que várias pessoas possam editar o mesmo documento ao mesmo tempo, etc., o Excel pode ser aplicado como solução para uma quase infinidade de problemas e projetos.

Mas, afinal, o que é e para que o Excel é utilizado?

Há muito tempo atrás, em uma galáxia nem tão distante assim...

Originalmente concebido como um sistema para edição de planilhas o Excel ganhou vida própria ao longo das décadas e se fortaleceu como uma excelente opção quando se fala em organização e gestão de dados, facilitando a disseminação da informação.

Esse software vovô, que tem quase 35 anos de existência (foi lançado em 1985!), foi uma das peças-chave para posicionar a Microsoft como referência mundial no desenvolvimento e distribuição de softwares.

Você pode até não ser fã número 1 dos números, mas se utiliza ou já utilizou algum computador, é quase certo que conheça ou já tenha utilizado o Excel.

E é aí que mora uma das primeiras grandes virtudes do Excel: a sua quase universalidade. É muito difícil encontrar um computador, laptop, ou até mesmo um tablet, que não tenha o Excel instalado. Essa universalidade, também fez com que milhões de pessoas se familiarizassem com a ferramenta, o que torna ainda mais fácil compartilhar informação através dela.

O tiro de canhão

É importante reforçar aqui novamente, que não tenho nada contra softwares de BI, Estatística, Data Mining, CRM e outros. Inclusive, utilizo muito o Power BI (também já utilizei o QlikView e o Tableau), SPSS, Linguagem R, ferramentas de Geomarketing, dentre outras.

A grande questão, é o objetivo final de uso para cada ferramenta, e o custo-benefício em utilizá-la para resolver o problema de negócios que você tem. É importante sempre levar em consideração aquela velha equação:

TEMPO x INVESTIMENTO x RETORNO

Equação essa que, para mim, tem tudo a ver com um dito popular/expressão muito famoso, adaptado por mim, abaixo:

“Cuidado para não matar uma formiga com um tiro de canhão”.

Ou seja, um dos principais trabalhos de um profissional estratégico, seja ele de Inteligência, Marketing, Pesquisa ou Gestão, é saber identificar a melhor ferramenta para resolver determinado problema.

Um bom profissional não deveria despender milhares de reais para contratar uma solução, que resolverá um problema que poderia ter sido endereçado com uma ferramenta que já se tem dentro de casa, como é o caso do Excel.

E, além disso, utilizar ferramentas mais complexas e robustas, demanda, além de um aporte financeiro maior, um investimento de tempo para superar a curva de aprendizado inicial. Essas ferramentas geralmente são complexas e costumam demandar um investimento em dinheiro relativamente alto para a sua utilização, tornando o acesso a elas um tanto restrito.

E como o Excel transformou a minha carreira?

Bom, de forma resumida, há alguns anos, após empreender e quebrar muito feio, eu tive que voltar ao mercado de trabalho e atuar como profissional CLT. Quem abriu as portas para mim na época, foi o CCAA, uma das maiores redes de franquias de Ensino de Idiomas da América Latina.

Fui contratado para atuar como Consultor de Negócios, prestando consultoria empresarial para diversos empreendedores ao redor do Brasil que possuíam uma escola do CCAA, uma franquia. Eu os visitava regularmente, o que me fez viajar bastante e passar longas horas em aviões e ônibus.

A primeira carteira que atendi como consultor, tinha cerca de 200 franquias espalhadas pelo país. A ferramenta que recebi para realizar essa gestão está abaixo, com os dados ocultos:

Exatamente, recebi uma base de dados gigantesca em Excel, que continha as informações acerca de toda a rede de franquias, mais de 700 à época, ao longo dos últimos 10 anos.

Esses dados iam desde os relacionados a faturamento, volume de alunos e localização da escola, até os dados cadastrais dos donos do negócio, passando por códigos de cadastro de diferentes sistemas da companhia e muito mais.

Além de visitar as escolas presencialmente, fazia-se necessário também realizar atendimentos à distância, por Skype, telefone e outras ferramentas.

A cada atendimento eu precisava me preparar, levantando informações acerca da franquia e do franqueado que iria atender. Parte dessas informações estavam nessa base de dados que recebi, outras estavam espalhadas pelos demais departamentos da empresa.

O resumo da história, é que eu levava cerca de 20 minutos para conseguir reunir todas as informações que precisava, o que impactava o meu resultado como Consultor, que não conseguia atender a todos os empreendedores que precisavam de ajuda. E essa era a realidade dos outros 12 Consultores de Negócios que faziam parte da equipe comigo, impactando diretamente o resultado da companhia.

Agora, imagine: cada um dos 13 consultores recebia essa base de dados para trabalhar, cada um com o seu nível de conhecimento em Excel, cada um com o seu grau de maturidade em elaborar análises e relatórios. E, cada um dos Consultores, deveria elaborar a sua ferramenta de trabalho, a sua "visão" dos dados. Isso gerava uma grande lentidão e falta de padronização na visão que se deveria/queria ter do negócio

No início da minha carreira, ainda atuando como profissional de Marketing, eu já havia trabalhado por muitos anos com análise de dados e, especificamente com o Excel, além do Access e algumas ferramentas de BI. Tanto na L’Oréal, quanto na Peugeot, boa parte da minha rotina era dedicada a organizar e analisar dados, com o intuito de transformá-los em informação.

Apesar de conhecer bem as ferramentas de BI disponíveis e as metodologias que poderiam agregar organização e agilidade à empresa como um todo, do ponto de vista de Tecnologia da Informação e Gestão do Conhecimento, eu não estava em posição hierárquica e nem orçamentária para promover essas mudanças.

Fazer do limão, uma limonada

Essa expressão é clichê, mas se aplica muito nesse caso. Após várias tentativas frustradas de sensibilizar as duas áreas de Inteligência que haviam na companhia (sim, existia uma área de Inteligência de Mercado e uma área de Inteligência de Negócios), decidi usar as longas horas disponíveis que tinha em aviões e ônibus pelo país afora, além das horas livres que tinha em casa, para encontrar uma solução para o problema que tínhamos, com a melhor das intenções.

Em cerca de dois meses, aproveitando a expertise que já havia construído dentro da companhia e compreendendo bem quais eram os Indicadores-chave de Desempenho (K.P.I’s – Key Performance Indicators), fundamentais ao sucesso da minha atuação como Consultor de Negócios, construí um projeto, todo baseado em Excel, que transformou a minha carreira nos meses seguintes.

O produto final desse projeto, foi o Painel de Franquias que, ao clique de um botão, trazia a visão gerencial (franquia a franquia) que antes eu levava 20 minutos para consolidar:

Graças a ele e a alguns outros projetos e resultados que conquistei, em pouco tempo, fui convidado para assumir a área de Inteligência da companhia, consolidando as duas áreas de Inteligência anteriormente existentes.

Como gestor da área de IM, junto com meu time, desenvolvi ainda diversas outras ferramentas em Excel que foram muito utilizadas, até que houvesse necessidade, maturidade, além de prioridade orçamentária na empresa, para migrarmos para uma ferramenta robusta de BI, o Power BI.

Uma dessas ferramentas adicionais que construímos foi o Painel da Carteira, que trazia uma visão mais gerencial. Ao invés de analisar franquia a franquia, o usuário podia agora ter a visão de uma carteira inteira ou região de atuação. Junto a essa ferramenta, desenvolvemos uma Metodologia de Gestão da Carteira, que levava em consideração os K.P.I’s:

Visão Gerencial da Carteira

Desempenho de Cada Consultor

Além da Metodologia de Gestão da Carteira, um sistema de metas e bonificações foi criado, com o suporte da área de IM, para auxiliar no atingimento dos objetivos estratégicos da companhia. Com isso, criamos um painel para que o Consultor pudesse acompanhar o seu desempenho e o desempenho de sua carteira, a cada fechamento:

Todo esse trabalho, junto com uma série de outros projetos, que incluem a participação no Planejamento Estratégico e a utilização de ferramentas de Geomarketing, por exemplo, culminou na minha promoção a Gerente de Inteligência de Mercado, cargo que anteriormente não existia na companhia.

O Excel pode transformar a sua carreira

O objetivo em compartilhar esse caso, é mostrar o potencial que o Excel tem para aplicação estratégica em diversos projetos e problemas de negócio.

Através de uma abordagem sistematizada e consistente, eu e meu time conseguimos utilizá-lo como ferramenta imprescindível na execução de diversos projetos, que ganharam visibilidade com a Presidência e os Acionistas, e foram mola propulsora para que pudéssemos mostrar, de forma concreta, a utilização de ferramentas de Inteligência de Dados e os impactos positivos que elas provocam no dia a dia do negócio.

Começamos pelo simples, e conseguimos, além de estruturar uma área de Inteligência que passou a atuar como parceiro estratégico da companhia, conquistar mais verba, uma equipe maior e a participação em projetos estratégicos.

Tudo isso, começando pelo Excel...

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